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Propuesta de las fichas de costo para el servicio post graduado en la UNAH

Resumen: La presente investigación fue realizada en una de las Residencias de Alojamiento Académico de la UNAH con el objetivo de determinar la ficha de costo para una correcta planeación y toma de decisiones, contribuyendo así, a un mejoramiento de su actividad económica y la optimización de su objeto social. El trabajo está basado en una profunda revisión de la bibliografía científica sobre los conceptos básicos del costo, su clasificación, objetivos, así como una serie de elementos de vital importancia que respaldan la investigación.

Publicación enviada por Lic. Yarisleidi Gómez Soriano




 


RESUMEN
La presente investigación fue realizada en una de las Residencias de Alojamiento Académico de la UNAH con el objetivo de determinar la ficha de costo para una correcta planeación y toma de decisiones, contribuyendo así, a un mejoramiento de su actividad económica y la optimización de su objeto social. El trabajo está basado en una profunda revisión de la bibliografía científica sobre los conceptos básicos del costo, su clasificación, objetivos, así como una serie de elementos de vital importancia que respaldan la investigación. Contiene la descripción del procedimiento para la determinación de la ficha de costo real, teniendo en cuenta los tres elementos del producto: material directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, dando paso a toda una serie de cálculos que validan el objetivo propuesto y determinan el costo unitario asociado a los servicios que se brindan a los clientes en dicha residencia. De esta forma, queda a disposición de la UNAH, una nueva herramienta y un arma de suma importancia para el logro de la eficiencia y el mejoramiento de la gestión. 

Palabras Claves:
· Ficha de Costo
· Elementos del Costo
· Sistemas de Costos

Definiciones y generalidades del costo.
En la literatura podemos encontrar diferentes conceptos de costo. En su acepción más restringida (Díaz, 1981) plantea que “es lo que cuesta producir los artículos o los servicios que proporciona la empresa.”

En (1990), Cepero dice que “el costo no es más que la parte del valor encargada de resarcir los gastos de producción de los productos.”

Por su parte Polimeni (1989), lo define como “el valor sacrificado para obtener bienes y servicios”, quien coincide con (Hongren, 1997) que considera “los costos como medidos en la forma contable convencional, esto es las unidades monetarias (dólares) que deben ser pagados para adquirir bienes y servicios.”

Otros autores como Carro (2001), son más extensos al definirlo como “todos los sacrificios económicos directos e indirectos que deben realizarse a efectos de adquirir, transformar, comercializar y cobrar un bien o servicio.” 

También en este sentido Cárdenas (2001), plantea que “es la suma de las inversiones que se han efectuado en los elementos que concurren en la producción y venta de un artículo o de una función.”

Después de analizados los conceptos anteriores, consideramos que el costo son todos los desembolsos que deben cargarse a la fabricación de un producto o un servicio durante determinado período. 

“Los costos sirven para registrar lo ocurrido en la empresa atendiendo a cuándo se produjeron los acontecimientos que generaron una erogación, dónde se originaron (centros de costos y tipos de gastos), para qué ¿cuál ha sido el propósito perseguido y qué se ha querido lograr con el mismo? Sirven para exponer y demostrar lo ocurrido en función de quién gastó, en qué y por qué lo hizo, con lo que se sientan las bases para proyectar esfuerzos futuros y tomar decisiones, además de que permite controlar la administración global de la empresa.” (Faga, 2000)

Diagnóstico del comportamiento de los costos por cliente.
En la RAA no existe un sistema de costo definido, por lo que a través de esta investigación hacemos la propuesta de la ficha de costo de alimentación y hospedaje que servirá como base para la toma de decisiones. Para llegar a la misma vamos a referirnos únicamente a los elementos directos que se relacionan con la atención a un extranjero en la RAA, sin tener en cuenta un grupo de elementos que intervienen de forma indirecta, como son:

· Universitur, Dirección de servicios, ATM, Otros

La ficha de costo no es estática, sino que cambia en dependencia del costo de cada producto en su momento.

Para realizar el diagnóstico del comportamiento de los costos por cliente se tuvo en cuenta el hospedaje y la alimentación (para ello se utilizó un Tablet de almuerzo, uno de cena y uno de desayuno).

Se realizó un análisis en el transcurso de varias etapas, donde se estudiaron las facturas, los menús y las cartas tecnológicas arrojando los resultados de lo que se gasta en un cliente diario para la posterior elaboración de la ficha de costo, los cuales mostramos a continuación:

ALIMENTACIÓN
Primeramente hacemos una propuesta de los Tablet para un día.


Procedemos a la confección de la ficha de costo para cada uno de los productos utilizados en el almuerzo para que ésta refleje la realidad, asumiendo que se realiza para 10 clientes. La cantidad de materiales que se utilizan se obtienen de la carta tecnológica. 

El costo de los productos se toma de los vales de salida del almacén. A continuación mostraremos solamente el plato Arroz Blanco.

Plato: Arroz Blanco

Otros gastos se determinan a través de un coeficiente que se calcula por el siguiente procedimiento: 
Todo el personal de la RAA trabaja 12 horas al día (se dividen en dos turnos) excepto el administrador que trabaja todos los días, es decir, el administrador trabaja el mes completo, mientras el resto del personal labora 15 días en el mes. Teniendo ésto como punto de partida se realizó este análisis para confeccionar la ficha de costo del almuerzo:
12 horas * 15 días = 180 horas de trabajo en un mes
Cocinero B
$ 275.00 / 180 horas = $ 1.527777778 por hora
$ 1.527777778 * 12 horas = $ 18.33333333 por día
+ 1.6665 (9.09% de vacaciones)
= $ 19.9998333
$ 2.499979166 (12.5% de Seguridad Social)

Dependiente – Cocinero
$ 265.00 / 180 horas = $ 1.472222222 por hora
$ 1.472222222 * 12 horas = $ 17.66666667 por día
+ 1.6059 (9.09% de vacaciones)
= $ 19.27256667
$ 2.409070834 (12.5% de Seguridad Social)

Administrador
$ 380.00 / 24 días = $ 15.83 por día, pero como esta persona interviene en todos los servicios que se brindan en la RAA, estimamos que de esta cantidad $ 6.50 de su salario corresponden al servicio de alimentación. 
$ 6.50 por día
+ 0.59085 (9.09% de vacaciones)
= $ 7.09085
$ 0.88635625 (12.5% de Seguridad Social).

Ahora se suman todos los elementos de Otros Gastos: 
Tabla No. 1. Elementos de Otros Gastos


El estimado de $ 20.00 de gastos indirectos incluye almacenaje, teléfono y transporte (gasolina, salario del chofer y depreciación del vehículo).

La electricidad se determina de la siguiente forma:
$ 130.00 / 30 días = $ 4.33 diario, de este valor se estima que se gaste en este servicio $ 1.50.
De este total de otros gastos asumimos que el 10% es para el desayuno, 45% para el almuerzo y 45% para la cena.

Seguidamente se hace el mismo procedimiento para los materiales tomando como referencia la ficha de costo.

Tabla No. 2. Materiales Utilizados Para el Almuerzo

Coeficiente = Total de Otros Gastos / Total de Materiales
= $ 37.827 / $ 7.48 = 5.06

Se multiplica el coeficiente por el valor de cada uno de los materiales para saber el valor de “otros gastos”.

Tabla No. 3. Valor de Otros Gastos Para el Almuerzo


Para calcular el valor unitario se divide entre 10 porque tomamos como referencia que los cálculos se realizan para 10 clientes. 

En el caso de la cena y el desayuno, para determinar el valor de Otros Gastos se asumen los mismos datos de la Tabla No. 1 ya que en éstos servicios intervienen los mismos trabajadores. Las Tablas No. 2 y No. 3 varían, porque los materiales utilizados son diferentes pero se utiliza el mismo procedimiento.

HOSPEDAJE
Para determinar la ficha de costo del hospedaje se procede a realizar los siguientes cálculos para cada uno de los elementos. 

Sábanas: 
3 meses * 30 días = 90 días de duración / 3 veces = 30 veces que se cambia.
$ 2.45 / 30 veces = $ 0.08 * 2 = $ 0.16
Fundas:
$ 0.80 / 30 veces = $ 0.03
Toalla:
5 meses * 30 días = 150 días / 3 veces = $ 50 veces
$ 2.40 / 50 = $ 0.05
Papel higiénico: 
$ 0.12 / 6 = $ 0.02
Agua:
$ 20.00 se estima al mes.
$ 20.00 / 30 días = $ 0.67
Frazada de Piso:
$ 0.44 / 30 días = $ 0.01
Escoba:
4 meses * 30 días = 120 días
$ 1.04 / 120 días = $ 0.009
Jabón Kinder
$ 0.15 / 6 = $ 0.03
Detergente en polvo:
Para llevar a cabo el servicio de lavado a un cliente se utilizan dos onzas de detergente, lo que equivale a 0.58 gramos porque una onza es igual a 29 gramos.
$ 1.86 / 500g = $ 0.004 cada gramo
$ 0.04 * 0.58g = $0.002
Energía eléctrica
$ 130.00 / 30 días = $ 4.33 diario
$ 4.33 - $ 1.50 de la alimentación = $ 2.83 de corriente para el hospedaje.

Otros Gastos:
Auxiliar de Atención Doméstica
12 horas * 15 días = $ 180 horas al mes
$ 255.00 / 180 horas = $ 1.42
$ 1.42 * 12 horas = $17.04
+ 1.548936 Vacaciones
= $ 18.588936
2.323617 Seguridad Social
Administrador
$ 15.83 - $ 6.50 = $ 9.33
+ 0.848097 vacaciones
= $ 10.178097
1.2722621 Seguridad Social
Salarios torales por cliente: 
$ 1.7 + $ 0.933 = $ 2.633
+ 0.2393397 Vacaciones
= $ 2.8723397
0.3590424 Seguridad Social

Propuesta de la ficha de costo
A continuación procedemos a la elaboración de las fichas de costo después de haber determinado los costos por cliente en cada servicio.

Proponemos confeccionar la ficha de costo de desayuno, almuerzo, cena y hospedaje por separado ya que el cliente cuando adquiere el paquete puede elegir diferentes opciones como:
· AP – Hospedaje, desayuno, almuerzo y cena
· MAP – Hospedaje, desayuno y cena
· CP – Hospedaje y desayuno
· EP – Hospedaje



CONCLUSIONES
Se proponen las fichas de costo para el servicio de hospedaje y alimentación en la RAA. El establecimiento de las fichas de costo propuestas posibilitará la determinación y ajuste de las desviaciones, lográndose sobre esta base un mejor control, facilitando así la correcta toma de decisiones. En la UNAH no existe conocimiento sobre los costos unitarios asociados a los servicios extranjeros en la RAA y no se realiza una planeacion efectiva al no evaluarse los resultados partiendo del uso de las fichas de costo, lo que limita la gestión empresarial.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
- Cárdenas Nápoles, R. 2001. Contabilidad de Costos 1. México. Instituto Cubano de Contadores Públicos. p. 33.

- Carro, R. 2001. Elementos Básicos de Costos Industriales. Ediciones Macchi. p. 6.

- Cepero Bonilla, R. 1990. Costo. Centro Nacional de Superación Bancaria. Volumen I. p. 3, 20-21.

- Díaz Mosto, J. 1981. Costos y presupuestos. Perú. Editorial de Libros Técnicos. p. 11.

- Faga, H.A; Ramos Mejía, M.E. 2000. Como profundizar en el análisis de sus costos para tomar mejores decisiones empresariales. Argentina. Ediciones Granica S.A. p. 14-15.

- Polimeni, R,S, Fabozzi, F. J; Adelberg, A.H. 1989. Contabilidad de costos, Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. 2a. ed. Editorial Mac Graw – Hell. p. 10, 387-396.

UNAH
UNIVERSIDAD AGRARIA DE LA HABANA
“FRUCTUOSO RODRÍGUEZ PÉREZ”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

AUTORA: 
Lic. Yarisleidi Gómez Soriano

La Habana 
2006



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