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Una aproximación al concepto de gestión de la información

Resumen: La gestión de la información de las organizaciones educativas en la actualidad, transita en lo fundamental en dos variantes. Una, como elemento que contribuye a la gestión del conocimiento, modalidad esencial de aquellas organizaciones cuyos resultados constituyen aportes científicos y otra no menos importante, cuyas prácticas perfeccionan el accionar de los procesos y la toma de decisiones de las organizaciones en sí mismas...

Publicación enviada por MSc. Jesús Ramón Vasco Capote




 


Resumen
La gestión de la información de las organizaciones educativas en la actualidad, transita en lo fundamental en dos variantes. Una, como elemento que contribuye a la gestión del conocimiento, modalidad esencial de aquellas organizaciones cuyos resultados constituyen aportes científicos y otra no menos importante, cuyas prácticas perfeccionan el accionar de los procesos y la toma de decisiones de las organizaciones en sí mismas.

En este artículo se analizan los fundamentos teóricos de la gestión de la información en las organizaciones, incluyendo algunas estrategias desarrolladas en el contexto educativo cubano, para realizar una aproximación al concepto de gestión de la información.

Palabras claves: organizaciones, información, gestión de la información.

Una fundamentación teórica adecuada de la gestión de la información, incluye necesariamente, retomar las fuentes clásicas de la teoría de las organizaciones, las cuales están consideradas como:
• La teoría de la administración científica de Frederick Taylor (1880). Fundamentada en que las decisiones y el diseño del trabajo en una organización deberían estar basados en procedimientos científicos, cuyos principios básicos son la planificación, preparación, ejecución y control de las tareas.

• La teoría del proceso de la administración de Henry Fayol (1916). Describe las funciones básicas de las empresas y estableció los catorce principios de la administración científica. Teniendo en cuenta a las organizaciones como sistemas cerrados, su aporte no consideró la incertidumbre y los eminentes cambios medioambientales que debían ser afrontados en la sociedad moderna.

• La burocracia de Max Weber (1919). Definida en teoría como la forma más eficiente de las organizaciones, presenta los elementos de un sistema mediante el cual estas buscan ser más competitivas, haciendo énfasis en la jerarquía de la autoridad y la especialización funcional del trabajo.

La contribución de estos precedentes a la teoría de las organizaciones, fue demostrar que la administración científica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos, sino una filosofía en virtud de la cual esta, reconoce su objetivo como la búsqueda científica de los mejores métodos de trabajo. (Reyes 2004)

A partir de los años 30 del siglo pasado surgen un grupo de teorías orientadas al comportamiento de las organizaciones, entre las que figuran los trabajos de Keynes (1936) con un elevado componente social, la llamada escuela de las relaciones humanas de Mayo y Roethilisberger (1932) hasta Parker Follet (1936), que profundizó en la dimensión social del trabajo y sus implicaciones.

Otros autores como Barnard (1938), Simon y March (1958), Cyert y Ansoff (1963), abundaron en el aspecto social de la teoría de las organizaciones en sus investigaciones, y como resultado enunciaron la concepción del sistema social cooperativo. Entre los principales aportes de este enfoque están, el análisis del proceso de determinación de objetivos y el análisis del proceso de toma de decisiones.

Paralelamente, aparecen las llamadas teorías neoclásicas de la administración científica con los trabajos de Drucker (1954), Sloan (1952) y Chandler (1962), los cuales retomaron los trabajos de Fayol abordando su aplicación práctica.

Por primera vez, es el enfoque socio técnico de Emery, Trist y Bamforth (1965), el que analiza el impacto de las tecnologías en las organizaciones, fundamentado en la interrelación de los sistemas técnico y social, visto en la necesidad de integración con el entorno.

La noción de sistema de información para la dirección, es la que primero se generalizó para abordar la problemática derivada de la aplicación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las organizaciones. En este sentido los aportes de Emery, consideraron que el sistema de información debe estar orientado a la dirección, la toma de decisiones y el tratamiento de las transacciones. (Emery, 1990)

Para comprender el significado de las organizaciones es necesario hacer referencia a la teoría general de sistemas de Bertalanffy (1969). Esta define un sistema como un conjunto de elementos interrelacionados entre sí de manera dinámica, que tienen el objetivo de conseguir una meta común.

Las organizaciones se consideran como sistemas ya que tienen elementos que se relacionan entre sí de manera dinámica, donde existe un objetivo común (existencia y supervivencia de la organización), esos elementos constituyen una unidad, están dentro de un sistema superior (sociedad, país, sector de actividad) y dentro se pueden distinguir otros subsistemas. Es un sistema que se autorregula en el sentido de que sus resultados son valorados y en función de ellos se corrigen procesos y métodos.

Según Gross, la forma principal de capital en las organizaciones son la información y los métodos de motivación que provean a sus participantes una mayor satisfacción intrínseca en la realización de sus funciones. Esto contribuye a que las decisiones que se tomen, estén orientadas a mejorar los objetivos y propósitos de la organización. (Gross, 2008)

En la actualidad las organizaciones se desenvuelven en escenarios más complejos, donde toman relevancia una visión globalizada de la sociedad, un entorno científico-técnico más dinámico y un impacto creciente de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Estos precedentes han transformado las normas, los conceptos, los procedimientos, el comportamiento, así como los productos y los servicios, una nueva actitud se impone en la práctica de la proyección y el desarrollo de las actividades de información.

Capote y otros definen la información, como un mensaje significativo que se transmite de la fuente a los usuarios, como una expresión material del conocimiento con fines de uso. (Capote y otros, 2003) Esta se encuentra presente en todos los niveles de actividad y ramas de la economía, la política y la sociedad, incluyendo al entorno educativo.

Estos autores definen sus características principales como que debe ser: completa, confiable y oportuna, lo cual hacen que la misma sea utilizable y competitiva.

Ponjuán enfatiza, que el impacto de los cambios económicos, políticos, culturales y tecnológicos, ha originado una revolución en materia de gestión de información en las organizaciones, acelerado por los avances que han mostrado las tecnologías de la información y las comunicaciones de manera casi exponencial. (Ponjuán, 1997)

Estos precedentes han determinado el enriquecimiento de la teoría de las organizaciones, lo cual queda expuesto por la definición de Aja, “… una organización es un sistema conformado por personas, recursos materiales e información…”. (Aja, 2002:2) La cual describe a las organizaciones como sistemas de información en las que se manifiestan las interacciones entre sus componentes.

Barrios argumenta sobre este enfoque, al referir como este nuevo modelo de gestión de la información que están asumiendo las organizaciones contemporáneas, centra su atención en el uso de la información como un recurso estratégico. (Barrios, 2004)

Esta autora establece dos categorías para la gestión de información: una que hace énfasis en la gestión de su contenido y otra en su ciclo de vida; del cual se han hecho las más variadas interpretaciones. El autor concuerda en la interpretación ofrecida por Vizcaya y Amat, cuando identifican las siguientes etapas del ciclo de vida de la información: (Vizcaya y Amat, 2006)
• Selección
• Análisis o Procesamiento
• Almacenamiento
• Búsqueda
• Diseminación o Difusión

Las cuales, permiten ordenar de manera lógica los procedimientos para la gestión de la información, estableciendo un vínculo, con el empleo de los recursos que para estos fines brindan las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

Woodman enfoca su concepto de gestión de información, como el proceso para la obtención de la información adecuada, a su precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada, lo cual adquiere un valor real en el contexto actual. (Woodman, 1985)

Rodríguez y Domínguez definen la gestión de la información, como aquel proceso que se encarga de gestionar la información necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los procesos, productos y servicios de la organización. (Rodríguez y Domínguez, 2007)

Artiles destaca la importancia de la gestión de la información en el proceso de toma de decisiones de las organizaciones al expresar: “… porque de decisiones bien o mal tomadas depende el futuro de una organización…”. (Artiles, 2009:2)

Todas estas definiciones, refieren al proceso de toma de decisiones y las estrategias para la solución de problemas, como aspectos de gran importancia entre otros para el manejo de las organizaciones de forma eficiente y sostenible.

Barrios define la gestión de la información como: “…la acción integradora y el efecto de administrar los recursos de información internos y externos de la organización y las tecnologías que se emplean, por lo que se requiere establecer la dirección apropiada de las personas que intervienen en su manipulación, a fin de asegurar que el valor y los beneficios obtenidos del uso de la información sean iguales o mayores a los costos en que se incurrió para su recolección, organización, almacenamiento, recuperación, uso y eliminación…” (Barrios, 2004:2), postulado integrador de todo el acervo teórico precedente.

De esta forma se enfatiza la contribución de la gestión de la información, a la mejora de los procesos mediante los cuales la organización obtiene sus productos y brinda sus servicios a los clientes potenciales, lo cual reafirma el carácter dual de la información como componente y resultado de la organización.

A pesar de que ha sido el sector empresarial donde se han aplicado y aplican con mayor empeño, estos nuevos preceptos de la gestión de la información, los mismos son aplicables a cualquier organización, donde la información y su gestión constituyan elementos relevantes de su accionar, como lo son las instituciones educativas y los programas que las mismas desarrollan.

Dentro de los esfuerzos que han sido desarrollados para la búsqueda de estrategias que contribuyan a la gestión de la información en las organizaciones educativas cubanas, cabe resaltar los trabajos realizados en la Universidad de Camagüey por los investigadores Sara Artiles y Fidel García. (García y Artiles, 2000)

El modelo establecido por estos autores presupone la adopción de una estructura organizacional que facilita la gestión de información, desde una perspectiva de los sistemas bibliotecarios en las instituciones de la educación superior. A pesar de su limitante al establecer solo servicios de gestión de la información orientados al usuario, su estrategia de servicios y capacitación es evaluada como válida por la Dr.C. Norma Barrios, calificándola como un ejemplo a seguir.

Esta autora enfatiza que la gestión de la información de las instituciones educativas, debe contener una definición clara de “…las políticas que se requieren para garantizar la planificación, organización, dirección, control y uso de los recursos de información en el cumplimiento de sus objetivos, así como desarrollar estrategias que comprometan a la institución a tomar las decisiones correctas para eliminar las barreras que afectan su establecimiento…”. (Barrios, 2004:3)

A partir de la identificación de los recursos de información y el análisis de los flujos de los mismos, la Dr. C. Norma Barrios propuso un modelo de gestión de información académica para la Universidad de la Habana, sobre la base de la gestión de los recursos de información de las unidades básicas organizativas de la institución, que son las que tienen la mayor responsabilidad de su generación y utilización: las facultades, los centros de estudio y las unidades de ciencia y técnica.

Conclusiones
La sistematización de los referentes anteriormente descritos, permiten al autor asumir que la gestión de la información, es el conjunto de actividades coordinadas de planificación, organización, ejecución, y control que aseguran las etapas del ciclo de vida de la información en la organización, como vía para el cumplimiento de sus objetivos y elemento esencial de la adecuada toma de decisiones, que contribuya al perfeccionamiento de sus métodos y procesos y por lo tanto a una mayor eficiencia en sus resultados.

Bibliografía
1. Aja, L., (2002) “Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de las organizaciones” en revista Acimed. Vol. 10. No. 5. Sept-Oct 2002. La Habana, Cuba.
2. Artiles, S., (2009) “La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa: El caso de Cuba” en revista ACIMED, Vol. 19, No. 5. La Habana. Cuba. ISSN: 1024-9435.
3. Barrios, N., (2004) “La gestión de información y sus recursos (Parte II): Modelo para la gestión académica” en revista Bibliotecas. No. 1-2, Enero-Diciembre 2004. Biblioteca Nacional José Martí. La Habana. Cuba. ISSN: 0006-176X.
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8. Gross, M., (2008) Las teorías de las organizaciones, publicado en http://manuelgross.bligoo.com/content/view/706696/Administracion-La-teoria-de-las-organizaciones.html, consultado en septiembre de 2008.
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